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El presente documento ha sido redactado para dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 el cual recoge las medidas de índole técnica y organizativa posibles y necesarias para garantizar la protección, confidencialidad, integridad y disponibilidad de carácter personal que están bajo la responsabilidad de ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA.
El presente documento será de aplicación a las bases de datos que contienen datos de carácter personal que se hallan bajo la responsabilidad de ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA , se desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información que están bajo su responsabilidad.
Las bases de datos sujetas a las medidas de seguridad son:
En la presente política en contratará los lineamientos bajo los cuales la empresa realiza el tratamiento de los datos de sus proveedores y contratista, la finalidad, sus derechos como titular y canales de información.
ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, socios, clientes y proveedores – contratista.
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
7.1 Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
7.2 Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA realice el Tratamiento de sus Datos Personales.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA tales como:
IMPORTANTE: En ningún caso ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
7.3 Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA deberá:
IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA sólo realizará el Tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Para la protección y tratamiento de datos personales ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA, tiene como objetivo general asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus socios, clientes y proveedores – contratistas, garantizar la disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales.
Para tal efecto, ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales los cuales es el Tratamiento, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.
En la Autorización de Tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las vinculadas de la organización. Los Encargados de administración de Bases de Datos de ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA, deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos
ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA, con identificación tributaria 900.269.552-4 en cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, los cuales regulan la protección de datos personales y establece las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales.
Consciente de las necesidades actuales, ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA, implementa un modelo de gestión de seguridad de la información como la herramienta que permite identificar y minimizar los riesgos a los cuales se expone la información, ayuda a la reducción de costos operativos y financieros, establece una cultura de seguridad y garantiza el cumplimiento de los requerimientos legales, contractuales, regulatorios y de negocio vigentes.
El personal externo, proveedores y todos aquellos que tengan responsabilidades sobre las fuentes, repositorios y recursos de procesamiento de la información de ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA, deben adoptar los lineamientos contenidos en el presente documento y en los documentos relacionados con él, con el fin de mantener la confidencialidad, la integridad y asegurar la disponibilidad de la información.
La Política Global de Seguridad de la Información de ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA se encuentra soportada por políticas, normas y procedimientos específicos los cuales guiarán el manejo adecuado de la información.
El encargado de Seguridad tendrá la potestad de modificar la Política de la Información de acuerdo con las necesidades de revisión establecidas periódicamente o a la aplicabilidad de las mismas.
El personal de ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA, sólo accederá a aquellos datos y recursos que precise para el desarrollo de sus funciones.
El encargo de la base de datos implementara mecanismos que mejoren el control de acceso a la información para evitar que un usuario pueda acceder a recursos con derechos distintos de los autorizados.
El encargo de la base de Datos es la persona autorizada para conceder, alterar o anular el acceso sobre los datos y los recursos, conforme a los criterios establecidos por el responsable del tratamiento.
Los usuarios deberán solicitar por escrito el alta, modificación y baja de su autorización para el acceso a los datos personales, ante el responsable de Datos de ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA
El personal ajeno a ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA que tenga acceso a las bases de datos se someterá a las mismas condiciones y obligaciones de seguridad que el personal propio.
ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA en sus bases de datos personales no administra información de menores de edad. Excepto algunos datos que puedan estar suministrado por el empleado que tiene hijos menores.
Los datos del registro de accesos se conservaran durante mínimo 3 años o más en caso que así lo establezca la normatividad específica.
Queda prohibido almacenar datos sensibles y de menores de edad en la nube.
El encargado de Seguridad de la Información de ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA debe revisar al menos una vez al mes la información de control registrada.
ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA, establecerá las circunstancias y requisitos para el establecimiento de conexiones remotas; así mismo, suministrará las herramientas y controles necesarios para que dichas conexiones se realicen de manera segura
Normas para uso de conexiones remotas
ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA realizará copias de respaldo de las bases de datos personales con una periodicidad semanal y resguardando una copia del backup en instalaciones externas, como plan de contingencia, cumpliendo con el nivel de seguridad adecuado y siguiendo los lineamientos establecidos en las políticas de seguridad de la organización.
El encargado de Seguridad de la Información verificará semestralmente los procedimientos de copias de respaldo y recuperación de los datos tal y como se señala en el documento de políticas de seguridad de la información de ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA.
Las pruebas anteriores a la implantación o modificación de sistemas de información se realizarán con datos reales previa copia de seguridad y garantizando el nivel correspondiente al tratamiento realizado.
ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA debe realizar una auditoría interna o externa que verifique el cumplimiento del presente documento y los deberes establecidos por la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, al menos una vez al año.
Con carácter extraordinario deberá realizarse cuando se lleven a cabo modificaciones sustanciales en el sistema de información que puedan repercutir en el cumplimiento de las medidas de seguridad implantadas, con el objeto de verificar la adaptación, adecuación y eficacia de las mismas.
El informe analizará la adecuación de las medidas y controles a la Ley y su desarrollo reglamentario, identificará las deficiencias y propondrá las medidas correctas o complementarias.
Los informes de auditoría han de ser analizados por el área correspondiente, quien elevará las conclusiones al responsable de la base de datos para que adopte las medidas correctivas. Unidad
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
- ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS: ¿En qué consiste el trámite?
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA a través de los medios indicados más adelante:
- medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
- atención y respuesta por parte de la empresa:
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS: ¿En qué consiste el trámite?
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:
La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.
- medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:
ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:
- Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA:
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la Gerencia de ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA EMPRESA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA y sus Encargados. LA EMPRESA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.
Igualmente, ALTERNATIVAS ORGANICAS LTDA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA EMPRESA cuando:
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre LA EMPRESA y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 01 de junio de 2017.